Dokumenten-Workflows
Die Dokumentenverarbeitung im KI-Builder hilft dabei, in Dateien eingeschlossene Informationen in strukturierte, überprüfbare Arbeitsabläufe umzuwandeln. Beschreiben Sie die Dokumentenaufgabe, die Sie erkunden möchten, und verfeinern Sie anschließend den Workflow anhand der relevanten Felder, Prüfungen und Aktionen.
Verwandte Funktionen
Dokumentenarbeit endet selten mit der Extraktion. Diese verwandten Möglichkeiten helfen Ihnen zu entscheiden, ob Sie ein Modell trainieren, aus erfassten Werten Berechnungen durchführen oder die Anweisungen hinter dem Ergebnis verbessern möchten.
Praktische Anwendungen
Die effektivsten Anwendungsfälle beginnen mit einer wiederholbaren Dokumentenentscheidung. Jedes Beispiel unten verbindet eine typische Aufgabe mit einem strukturierteren nächsten Schritt.
Prüfen Sie Bestellungen, Lieferscheine oder Erfassungsformulare, die in einem vertrauten Layout eingehen, aber dennoch wiederholtes Abtippen erfordern.
Erfassen Sie wichtige Felder konsistent, damit eine Person Ausnahmen validieren kann, anstatt jeden Wert erneut einzugeben.
Wandeln Sie Rechnungen und Spesenbelege in eine Prüfliste um, in der Anbieter, Datum, Betrag und Referenzangaben auf einen Blick sichtbar sind.
Verkürzen Sie den Weg von der hochgeladenen Datei zu den Prüfungen, die vor der Freigabe oder Erfassung nötig sind.
Extrahieren Sie Fallnummern, Kundendaten, Problemkategorien und gewünschte Maßnahmen aus eingereichten Formularen oder der Korrespondenz.
Geben Sie Mitarbeitenden einen einheitlichen Ausgangspunkt und behalten Sie bei unklaren Anfragen eine menschliche Prüfstufe bei.
Finden Sie benannte Klauseln, Daten, Verpflichtungen oder fehlende Abschnitte in Richtliniendokumenten und Vereinbarungen.
Erstellen Sie eine gezielte Prüfliste, die den Dokumentenvergleich systematischer und leichter nachvollziehbar macht.
Workflow-Logik
Ein verlässlicher Dokumenten-Workflow trennt die Extraktion von der Beurteilung. So lässt sich leichter erkennen, was das System gefunden hat, was geprüft werden muss und was als Nächstes geschehen sollte.
Beginnen Sie mit dem Dokumenttyp und dem gewünschten Ergebnis. Legen Sie fest, welche Felder erfasst werden sollen, welche Bedingungen wichtig sind und in welchem Format eine Person oder ein nachgelagerter Prozess die Ergebnisse am einfachsten prüfen kann.
Stellen Sie eine repräsentative Dokumentenaufgabe bereit und prüfen Sie die zurückgegebenen Werte. Kontrollieren Sie Bezeichnungen, Daten, Beträge, fehlende Felder und unklaren Text, statt jeden extrahierten Wert als endgültig anzusehen.
Leiten Sie unvollständige oder mehrdeutige Fälle zur menschlichen Prüfung weiter. Verbessern Sie die Anweisungen, Felddefinitionen oder den Modellansatz, wenn dieselbe Art von Ausnahme wiederholt auftritt.
Entscheidungshilfe
Automatisierung ist besonders nützlich, wenn sie klar macht, wo eine Prüfung erforderlich ist. Dieser Vergleich zeigt, wo ein Dokumenten-Workflow unterstützen kann und wo ein Mensch unverzichtbar bleibt.
| Dokumenten-Workflow | Manuelle Prüfung | |
|---|---|---|
| Erster Durchlauf | Durchsucht die Datei nach benannten Feldern und wiederkehrenden Informationen. | Eine Person liest die Datei und identifiziert relevante Informationen. |
| Konsistenz | Verwendet bei ähnlichen Aufgaben dieselben angeforderten Felder und dasselbe Ausgabeformat. | Die Ergebnisse können je nach Arbeitsaufkommen, Aufmerksamkeit und individuellen Gewohnheiten variieren. |
| Beurteilung | Markiert Informationen zur Überprüfung, sollte jedoch die kontextbezogene Beurteilung nicht ersetzen. | Kann ungewöhnliche Formulierungen, Absichten und die jeweiligen Umstände interpretieren. |
| Nachvollziehbarkeit | Erstellt ein strukturiertes Ergebnis, das mit der Quelldatei abgeglichen werden kann. | Kann eine Entscheidung direkt erklären, hinterlässt jedoch möglicherweise weniger standardisierte Notizen. |
| Umgang mit Ausnahmen | Benötigt explizite Regeln oder einen Prüfprozess für fehlende, unklare oder widersprüchliche Daten. | Kann pausieren, Fragen stellen und unbekannte Fälle im jeweiligen Kontext lösen. |
| Am besten geeignet für | Massenhafte, wiederholbare Extraktion mit einer klar definierten Prüfgrenze. | Sensible, neuartige oder folgenschwere Entscheidungen, die eine verantwortliche Beurteilung erfordern. |
Beispiel für einen Workflow
Die nützliche Veränderung besteht nicht lediglich in einer kürzeren Leseaufgabe. Es geht um den Wechsel von verstreuten Informationen zu einer übersichtlichen Menge von Feldern, die eine Person überprüfen und auf deren Grundlage handeln kann.
Das Ergebnis muss weiterhin anhand der Originaldatei überprüft werden.
QuelldokumentÜberprüfbare AusgabeKlare Grenzen
Die Dokumentenverarbeitung ist eine unterstützende Ebene, keine Garantie dafür, dass jede Datei fehlerfrei verstanden wird. Berücksichtigen Sie diese Grenzen von Anfang an bei der Gestaltung des Workflows.
Scans mit geringer Qualität, Handschrift, ungewöhnliche Layouts und fehlender Kontext können zu unvollständigen oder falschen Feldern führen.
Was Sie stattdessen tun können
Halten Sie die Quelldatei sichtbar und leiten Sie Werte mit geringer Konfidenz oder fehlende Werte zur Prüfung durch einen Menschen weiter.
Ein erfasster Betrag, eine Klausel oder ein Datum lässt nicht automatisch erkennen, ob die Angabe gemäß Ihren Richtlinien akzeptabel ist.
Was Sie stattdessen tun können
Legen Sie eindeutige Regeln fest und bestimmen Sie eine verantwortliche Person für Entscheidungen mit rechtlichen, finanziellen oder betrieblichen Folgen.
Die Verarbeitung einer Datei legt keine Praktiken für Aufbewahrung, Zugriff, Prüfung oder Freigabe der darin enthaltenen Informationen fest.
Was Sie stattdessen tun können
Ergänzen Sie den Workflow um Ihre eigenen Berechtigungen, Aufbewahrungsregeln und Prüfprotokolle.
Wenn die gewünschten Felder, das Ausgabeformat und der Umgang mit Ausnahmen unklar sind, lässt sich das Ergebnis nur schwer bewerten.
Was Sie stattdessen tun können
Erstellen Sie eine kurze Feldliste und legen Sie Erfolgskriterien fest, bevor Sie den Workflow auf weitere Dokumente ausweiten.
Nächster Schritt
Beginnen Sie mit einem regelmäßig vorkommenden Dateityp und einer Entscheidung, die derzeit manuellen Aufwand erfordert. Ein gezielter Prompt liefert Ihnen ein konkretes Ergebnis, das Sie prüfen, verbessern und an die zuständige Person zur Prüfung weitergeben können.
Häufige Fragen
Damit ist ein KI-gestützter Arbeitsablauf gemeint, der Informationen aus Dokumenten identifiziert, extrahiert, klassifiziert oder organisiert. Das Ergebnis ist normalerweise eine strukturierte Sammlung von Feldern oder eine überprüfbare Ausgabe und nicht nur die ursprüngliche Datei.
Geeignet sind in der Regel wiederkehrende Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Formulare, Bestellungen, Vereinbarungen oder Berichte. Die praktische Eignung hängt von der Dateiqualiät, dem Layout, den erforderlichen Feldern und dem Umfang der von Ihnen möglichen menschlichen Prüfung ab.
Ein Dokumenten-Workflow kann auf benannten Feldern, wiederkehrenden Werten und tabellenähnlichen Informationen basieren. Vergleichen Sie wichtige Ergebnisse immer mit der Quelle, da Scans, ungewöhnliche Layouts und mehrdeutige Bezeichnungen die Extraktion beeinflussen können.
Nein. Sie kann das wiederholte Lesen und Kopieren reduzieren, aber eine Person sollte fehlende, unsichere oder folgenschwere Ergebnisse prüfen. Das sicherste Design macht Ausnahmen sichtbar, anstatt jede Ausgabe stillschweigend zu akzeptieren.
Wählen Sie einen wiederkehrenden Dokumenttyp aus, listen Sie die benötigten Felder auf und legen Sie fest, was als Ausnahme gilt. Testen Sie den Workflow mit repräsentativen Dateien, prüfen Sie die Ausgaben anhand der Originale und verfeinern Sie die Anweisungen, bevor Sie den Umfang erweitern.